Política de tratamiento de datos personales
Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 y Resolución 1843 de 2025.
1. Quién es quién
La empresa cliente es la responsable del tratamiento: decide qué datos recoge de sus trabajadores, para qué, y obtiene la autorización de cada titular. Responde ante la Superintendencia de Industria y Comercio y ante sus trabajadores.
4dim, como proveedor de la plataforma, es encargado del tratamiento: trata los datos únicamente por cuenta de la empresa cliente, siguiendo sus instrucciones, para prestarle el servicio. No los usa para fines propios, no los vende, no los cede y no los usa para entrenar modelos.
La consultora en seguridad y salud en el trabajo que usa la plataforma para administrar a sus empresas clientes actúa como encargada frente a cada una de ellas.
Las solicitudes de los titulares se presentan ante la empresa responsable. 4dim atiende las que le traslade esa empresa, en los plazos que fija la ley.
2. Qué datos se tratan
- Identificación y datos laborales: nombres, documento, fecha de nacimiento, sexo, contacto, cargo, sede, vinculación, fechas de ingreso y retiro, salario y afiliaciones a la seguridad social, también del personal de contratistas.
- Datos sensibles de salud: concepto médico ocupacional, restricciones y recomendaciones, incapacidades y ausencias, accidentes y enfermedades laborales. La historia clínica ocupacional no se almacena: su custodia es del prestador que practicó el examen.
- Datos de uso: correo, nombre y contraseña cifrada de quienes acceden, sesiones, direcciones IP, intentos fallidos y la bitácora de lo que cada usuario crea, cambia o elimina.
3. Para qué
La única finalidad es prestar el servicio de gestión del SG-SST que la empresa cliente contrató y permitirle cumplir el Decreto 1072 de 2015, la Resolución 0312 de 2019 y la normativa que le aplique: registrar trabajadores, contratistas y sedes; identificar peligros y hacer seguimiento a los controles; programar capacitaciones, exámenes, entregas de EPP y comités; reportar e investigar accidentes; calcular los indicadores; avisar de vencimientos, y facturar el servicio. No hay publicidad ni perfilamiento comercial.
4. Datos sensibles
Su tratamiento exige autorización previa, expresa e informada del titular. Obtenerla es responsabilidad de la empresa cliente. Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. El acceso a los datos de salud depende de un permiso propio, comprobado en la aplicación y en la base de datos: el administrador de la empresa no los ve por defecto, un supervisor nunca, y cada trabajador ve solo los suyos.
5. A quién llegan
A la empresa cliente y a quienes ella autorice; a la consultora que haya contratado; por correo, a través del proveedor de envío; en las exportaciones que haga un usuario autorizado, y a una autoridad competente con fundamento legal o en los reportes obligatorios a la ARL, la EPS o el Ministerio del Trabajo.
6. Cuánto tiempo
La normativa obliga a conservar buena parte de estos registros veinte años desde la desvinculación del trabajador (Decreto 1072 de 2015, art. 2.2.4.6.13). Por eso la plataforma no borra físicamente los registros normativos. Terminado el servicio, 4dim entrega a la empresa una copia completa de sus datos y los elimina de sus sistemas activos, salvo obligación legal de conservarlos.
7. Derechos del titular
Conocer, actualizar y rectificar sus datos; pedir prueba de la autorización; saber cómo se usaron; quejarse ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y pedir la supresión cuando no haya deber legal de conservarlos, y acceder gratis a sus datos. Las consultas se responden en diez días hábiles y los reclamos en quince, prorrogables.
8. Seguridad
Contraseñas con Argon2id y límite de intentos; tráfico cifrado con TLS; aislamiento entre empresas en la base de datos; permiso específico para datos de salud; bitácora de todo cambio, y respaldos diarios cifrados con AES-256. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, 4dim lo informará sin demora a las empresas afectadas.
9. Cambios
Si esta política cambia de forma sustancial se publica una versión nueva, se avisa en la plataforma y por correo, y se pide aceptarla de nuevo.
Contacto del encargado: 4dim · quality.4dimntion.com